Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir (Westgate Global Ltd) mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, unabhängig davon, ob wir eine Anfrage bearbeiten, eine Bestellung abwickeln, unsere laufende Kundenbeziehung mit Ihnen pflegen, eine Dienstleistung von Ihnen in Anspruch nehmen, Sie um Feedback bitten oder Sie unsere Website besuchen. Sie beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, nutzen und verarbeiten und wie wir unseren gesetzlichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber nachkommen. Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns wichtig, und wir verpflichten uns, Ihre Datenschutzrechte zu schützen und zu wahren.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die personenbezogenen Daten unserer Kunden, Interessenten (potenzielle Kunden), Lieferanten, Subunternehmer, Endnutzer und Mitarbeiter. Wenn Sie Mitarbeiter von Westgate Global Ltd sind, beachten Sie bitte Ihren Arbeitsvertrag und die Datenschutzerklärung für Mitarbeiter, die Sie im Unternehmenshandbuch finden.

Alle Änderungen an dieser Datenschutzerklärung werden auf der Seite „Datenschutzerklärung“ dieser Website veröffentlicht.

In dieser Datenschutzerklärung wird außerdem erläutert, wie Sie eine Datenschutzbeschwerde bei uns einreichen können und wie wir damit umgehen werden.

2. Welche Arten von personenbezogenen Daten erheben wir?

  • Daten von Kunden und Interessenten: Identität, Funktion und Kontaktdaten (z. B. Name, Berufsbezeichnung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), gegebenenfalls Zahlungsdaten sowie Website-Aktivitäten zur Verbesserung Ihrer Nutzererfahrung.
  • Lieferantendaten: Kontaktdaten der zuständigen Ansprechpartner sowie Bankverbindung zur Abwicklung der Bezahlung von Dienstleistungen.
  • Daten von Subunternehmern: Kontaktdaten, Anschrift, Bankverbindung, Qualifikationen und Versicherungen.
  • Daten von Endnutzern: Website-Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern, die zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen über Dritte erforderlich sind.
  • Daten von Website-Nutzern: Daten, die über Cookies und Kontaktformulare entsprechend Ihren Browsereinstellungen und unseren Cookie-Einstellungen erfasst werden.
  • KI-gestützte Aufzeichnungs- und Transkriptionsdaten: Wenn während Telefonaten, Online-Besprechungen oder anderen geschäftlichen Gesprächen zugelassene KI-gestützte Tools zur Aufzeichnung, Transkription oder Notizenerstellung verwendet werden, können wir Audioaufzeichnungen, Transkripte, Notizen, Zusammenfassungen, vereinbarte Maßnahmen und während des Gesprächs geteilte personenbezogene Daten verarbeiten.

3. Wie erheben wir Ihre personenbezogenen Daten?

Direkt von Ihnen; von Plattformen Dritter; von Websites; aus sozialen Medien; von Ihren Arbeitskollegen; auf Messen/Veranstaltungen, an denen Westgate Global teilnimmt; über Auftragnehmer oder Lieferanten Dritter; sowie automatisch über Cookies, wenn Sie unsere Website besuchen.

4. Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

  • Kunden- und Interessentendaten: zur Bearbeitung Ihrer Anfragen (Angebote, Bestellungen, Lieferungen) und zur Einholung von Feedback (Umfragen); zum Versand von Direktmarketing (E-Mail, Telefon, SMS, Post) gemäß der britischen DSGVO und den PECR.
  • Lieferanten- und Subunternehmerdaten: zur Erfüllung vertraglicher Vereinbarungen und zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
  • Endnutzerdaten: zur Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen, die über einen Drittanbieter angefordert wurden.
  • Daten von Website-Nutzern: zur Verbesserung Ihrer Website-Erfahrung und zur Optimierung der Kommunikation, einschließlich der E-Mail-Kommunikation.
  • KI-gestützte Aufzeichnung, Transkription und Notizen: Soweit zugelassene KI-fähige Tools zum Einsatz kommen, können Aufzeichnungen, Transkripte, Notizen und Zusammenfassungen zur Dokumentation, zur Nachverfolgung von Kunden- oder Lieferantenangelegenheiten, zur Erfassung vereinbarter Maßnahmen, zur internen Zusammenarbeit, zu Schulungszwecken sowie zur Verbesserung der Effizienz und Qualität unserer Dienstleistungen verwendet werden.

5. An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Wir geben keine erhobenen Daten an Dritte weiter, sofern nicht anders angegeben.

  • Daten von Interessenten: Für E-Marketing nutzen wir sichere Plattformen von Drittanbietern, die als unsere Auftragsverarbeiter fungieren.
  • Kundendaten: An Lieferanten oder Subunternehmer, sofern dies zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen (Lieferung/Installation) erforderlich ist. Für E-Marketing nutzen wir sichere Plattformen von Drittanbietern, die als unsere Auftragsverarbeiter fungieren. Sofern Sie damit einverstanden sind, können wir Sie an alternative Unternehmen weitervermitteln, falls wir Ihre Anforderungen nicht erfüllen können.
  • Lieferantendaten: Wir können Kontaktdaten von Lieferanten im Rahmen einer Weiterempfehlung an Kunden weitergeben, die von Ihren Dienstleistungen profitieren würden.
  • Daten von Subunternehmern: Wenn Sie im Auftrag von Westgate Global Arbeiten beim Kunden vor Ort ausführen, stellen wir dem Kunden die erforderlichen personenbezogenen Daten zur Verfügung. Auf Anfrage kann ein Lichtbildausweis vorgelegt werden.
  • Daten von Endnutzern: Wir geben nur die Mindestmenge an Daten weiter, die für Lieferanten oder Subunternehmer zur Erfüllung ihrer Verpflichtungen erforderlich ist.
  • Daten von Website-Nutzern: Diese werden innerhalb von Westgate Global unter Verwendung von Westgate Global-verwalteten Systemen verarbeitet.
  • Anbieter von KI-Technologie: Wenn Westgate Global einen zugelassenen KI-, Aufzeichnungs-, Transkriptions- oder Notizdienst eines Drittanbieters nutzt, können personenbezogene Daten von diesem Anbieter in unserem Auftrag verarbeitet werden. Vor der Zulassung solcher Dienstleister zur Nutzung sind angemessene Sorgfaltsprüfungen sowie vertragliche und datenschutzrechtliche Schutzmaßnahmen erforderlich.

6. Internationale Datenübermittlungen

Einige unserer Dienstleister (z. B. E-Mail- und Marketingplattformen, Cloud-Hosting und IT-Support) können ihren Sitz außerhalb des Vereinigten Königreichs haben oder personenbezogene Daten in anderen Ländern verarbeiten. Wenn wir personenbezogene Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs übermitteln, setzen wir angemessene Schutzmaßnahmen um, die gemäß der britischen DSGVO erforderlich sind. Dazu gehören die „International Data Transfer Agreement“ (IDTA) der ICO oder der britische Nachtrag zu den EU-Standardvertragsklauseln sowie Risikobewertungen für die Datenübermittlung und technische/organisatorische Maßnahmen. Sie können sich an uns wenden, um eine Kopie der entsprechenden Schutzmaßnahmen zu erhalten.

7. Wie speichern und schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir haben Maßnahmen getroffen, um unbefugten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten sowie deren Missbrauch zu verhindern. Dazu gehören verschlüsselter Serverzugriff sowie aktuelle, überwachte Antiviren- und Gateway-Sicherheitseinstellungen.

Personenbezogene Daten, die durch zugelassene KI-gestützte Tools zur Aufzeichnung, Transkription und Notizenerstellung erstellt oder verarbeitet werden, werden ausschließlich in zugelassenen Systemen gespeichert und unterliegen angemessenen Zugriffskontrollen und Sicherheitsmaßnahmen.

8. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, einschließlich der Erfüllung gesetzlicher, aufsichtsrechtlicher, buchhalterischer und geschäftlicher Anforderungen.

Verschiedene Arten von personenbezogenen Daten werden je nach dem Zweck, zu dem sie verarbeitet werden, unterschiedlich lange aufbewahrt. Bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen berücksichtigen wir:

  • gesetzliche und behördliche Anforderungen;
  • vertragliche Verpflichtungen;
  • geschäftliche und betriebliche Erfordernisse; sowie
  • die Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten.

Sobald die geltende Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder die Daten nicht mehr benötigt werden, werden sie sicher gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.

Unsere Aufbewahrungsfristen werden gemäß unserem Aufbewahrungsplan für Unterlagen verwaltet.

Aufzeichnungen, Transkripte und durch KI generierte Notizen oder Zusammenfassungen werden gemäß unserem Aufbewahrungsplan für Unterlagen und nur so lange aufbewahrt, wie es für den Zweck, für den sie erstellt wurden, erforderlich ist.

9. Ihre Datenschutzrechte

Sie können auf die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, zugreifen, diese ändern oder widerrufen, indem Sie sich schriftlich an die Marketingabteilung, Westgate Global Ltd, Westgate House, Verulam Road, Stafford, ST16 3EA wenden oder eine E-Mail an [email protected] senden. Wir bearbeiten Anträge auf Einschränkung oder Löschung innerhalb von 10 Tagen, manchmal auch früher.

  • Recht auf Berichtigung: Fordern Sie uns auf, unrichtige oder unvollständige Daten zu berichtigen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Fordern Sie uns auf, die Verarbeitung unter bestimmten Umständen einzuschränken.
  • Widerspruchsrecht: Legen Sie Widerspruch ein, wenn wir uns auf berechtigte Interessen berufen; wir werden innerhalb eines Monats antworten (in bestimmten Fällen verlängerbar).
  • Recht auf Löschung: Beantragen Sie in bestimmten Situationen die Löschung; sofern wir dem zustimmen, werden wir Ihre Daten löschen und – sofern Sie nichts anderes wünschen – einen Vermerk anlegen, Sie nicht zu kontaktieren, um künftige erneute
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Beantragen Sie eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format sowie die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen, sofern dies technisch machbar ist.
  • Recht auf Widerruf der Einwilligung: Wenn wir uns auf Ihre Einwilligung stützen (z. B. bei bestimmten elektronischen Marketingmaßnahmen oder Browser-Cookies), können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung beeinträchtigt.
  • Recht auf Beschwerde: Sie haben das Recht, Bedenken hinsichtlich unseres Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten direkt bei uns unter Verwendung der oben genannten Kontaktdaten vorzubringen. Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, können Sie eine Beschwerde beim Information Commissioner’s Office (ICO) einreichen: https://ico.org.uk/make-a-complaint/

10. So reichen Sie eine Datenschutzbeschwerde ein

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich unseres Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten haben, haben Sie das Recht, direkt bei uns eine Beschwerde einzureichen.

Sie können uns auf folgende Weise kontaktieren:

  • E-Mail: [email protected]
  • Post: Marketingabteilung, Westgate Global Ltd, Westgate House, Verulam Road, Stafford, ST16 3EA
  • Telefon: +44 (0)1785 508311
  • Oder wenden Sie sich an einen unserer Mitarbeiter
  • Wir bearbeiten alle Datenschutzbeschwerden gemäß unserem internen Beschwerdeverfahren.

So geht es weiter:

  • Wir bestätigen den Eingang Ihrer Beschwerde innerhalb von 30 Tagen
  • Wir werden Ihre Anliegen prüfen und uns gegebenenfalls mit Ihnen in Verbindung setzen, um weitere Informationen einzuholen
  • Wir werden Sie gegebenenfalls über den Fortschritt auf dem Laufenden halten
  • Wir werden Ihnen unverzüglich eine Antwort und das Ergebnis mitteilen
  • Sollten Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sein, haben Sie das Recht, eine Beschwerde beim Information Commissioner’s Office (ICO) einzureichen: https://ico.org.uk/make-a-complaint/

11. Elektronisches Marketing (PECR)

Wir halten uns an die Datenschutz- und elektronische-Kommunikationsverordnung (PECR). Wir können Marketingmitteilungen per E-Mail oder auf anderem elektronischen Wege an unsere Geschäftskontakte senden, sofern dies gesetzlich zulässig ist. Alle Marketingmitteilungen weisen deutlich auf Westgate Global Ltd hin und bieten eine einfache Möglichkeit, sich jederzeit abzumelden oder den Erhalt zu widerrufen.

Wenn wir elektronisches Marketing an Einzelpersonen versenden, tun wir dies nur, wenn wir über die entsprechende Einwilligung oder eine andere gemäß PECR zulässige Rechtsgrundlage verfügen.

12. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Browser-Cookies und ähnliche Technologien, um unsere Website zu betreiben, die Nutzung zu analysieren und (sofern Sie zustimmen) Inhalte/Anzeigen individuell anzupassen. Gemäß den PECR in der durch den Data (Use and Access) Act 2025 geänderten Fassung dürfen bestimmte Cookies mit geringem Risiko (z. B. bestimmte Analysetools, die ausschließlich zur Erstellung aggregierter Statistiken dienen, oder Einstellungen zu Darstellung und Funktion) im Zuge der schrittweisen Einführung der Änderungen ohne Einwilligung gesetzt werden. Auch wenn wir uns auf diese Ausnahmen stützen, stellen wir dennoch klare Informationen und eine einfache Möglichkeit zum Widerspruch bereit. Cookies, die für Werbung, Messungen oder Profiling verwendet werden, erfordern weiterhin Ihre Einwilligung. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über unser Cookie-Banner oder die Einstellungsseite ändern.

13. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche oder ähnlich schwerwiegende Auswirkungen auf Sie haben. Sollte sich dies ändern, werden wir diese Erklärung aktualisieren und die zugrunde liegende Logik erläutern, warum wir dies tun, sowie Ihre Rechte auf eine Überprüfung durch einen Menschen, auf Äußerung Ihres Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung darlegen.

14. Wie wir personenbezogene Daten verwenden und unsere Rechtsgrundlagen

Die folgende Tabelle ordnet unsere wichtigsten Verarbeitungsaktivitäten den jeweiligen Rechtsgrundlagen gemäß Artikel 6 der britischen DSGVO zu:

Verarbeitungsvorgang Zweck Betroffene personenbezogene Daten Rechtsgrundlage
Bearbeitung von Anfragen, Angeboten und Auslieferung von Bestellungen Beantwortung von Anfragen; Erfüllung/Verwaltung von Verträgen Identität, Funktion, Kontaktdaten, Standort-/Lieferdaten Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b)
Aufnahme von Lieferanten/Subunternehmern und Zahlungen  Erbringung von Dienstleistungen und Durchführung von Zahlungen  Identität, Kontaktdaten, Bankverbindung, Qualifikationen/Versicherungen  Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b); gegebenenfalls rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c)
Kundenbetreuung und Kundenservice  Pflege unserer Kundenbeziehung  Identität, Rolle, Kontaktdaten, Bestellhistorie  Berechtigte Interessen (Aufrechterhaltung des Dienstes) (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f)
Direktmarketing (E-Mail, Telefon, Post)  Informationen über Produkte/Dienstleistungen  Identität, Rolle, Kontaktdaten, Interaktionsverlauf Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) und PECR; Einwilligung, sofern dies gemäß PECR erforderlich ist
Website-Analyse, Leistung und Sicherheit  Nutzungsverhalten verstehen und Dienste sichern  Online-Identifikatoren, Nutzungsdaten  Einwilligung (Cookies) oder Ausnahmen für Analysen/Darstellung gemäß DUAA im Rahmen der PECR
Umfragen/Feedback  Verbesserung von Produkten/Dienstleistungen  Identität, Kontaktdaten, Feedback  Berechtigte Interessen (Verbesserung der Dienstleistungen) (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f)
KI-gestützte Aufzeichnung, Transkription und Notizen  Geschäftliche Dokumentation, Nachverfolgung, vereinbarte Maßnahmen, interne Zusammenarbeit sowie Serviceeffizienz und -qualität  Identität, Kontaktdaten, Audioaufzeichnungen, Transkripte und während des Gesprächs ausgetauschte Informationen Wird nach Prüfung der jeweiligen Verarbeitungsaktivität festgelegt

 

15. Anbieter von Dienstleistungen im Bereich digitales Marketing

Wir beauftragen in regelmäßigen Abständen Agenturen für digitales Marketing, Marketingmaßnahmen in unserem Auftrag durchzuführen. Zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern gehört Prospect Global Ltd (firmierend als Sopro), eingetragene britische Unternehmensnummer 09648733 (Datenschutz: http://sopro.io/; ICO-Registrierung: ZA346877, Datenschutzbeauftragter: [email protected]).

16. Unsere Kontaktdaten

Adresse: Marketingabteilung, Westgate House, Verulam Road, Stafford ST16 3EA

Tel.: +44 (0)1785 508311

E-Mail: [email protected]

Bei Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz: [email protected]

17. Glossar

  • Wir – Westgate Global Ltd, der Verantwortliche und Auftragsverarbeiter personenbezogener Daten.
  • Sie – Kunde, Lieferant, Subunternehmer, Endnutzer, Mitarbeiter oder sonstige durch die britische DSGVO geschützte Person.
  • Kunde(n) – umfasst Unternehmen, die zuvor beliefert wurden oder die im Zusammenhang mit Projekten/Dienstleistungen Kontakt aufgenommen haben, sowie Unternehmen, die wir für Direktmarketing als geeignet erachten.
  • Lieferant(en) – Partnerschaften und Unternehmen (einschließlich Einzelunternehmer), unabhängige Auftragnehmer und Freiberufler, die Dienstleistungen für Westgate Global Ltd erbringen.
  • Subunternehmer – unabhängige Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder Einzelunternehmer, die von Westgate Global Ltd beauftragt wurden, Dienstleistungen im Auftrag von Endnutzern zu erbringen.
  • Endnutzerdaten – personenbezogene Daten von Personen innerhalb eines Unternehmens, bei dem Westgate Global Ltd beauftragt wurde, Dienstleistungen über einen Drittanbieter zu erbringen.
  • Website-Nutzer – jede Person, die auf die Website von Westgate Global zugreift.
  • UK-DSGVO – die britische Datenschutz-Grundverordnung und damit verbundene nationale Rechtsvorschriften.

Überarbeitet: 25.09.26